Принимая решение об участии в определенной выставке, прежде всего рассчитывают бюджет, учитывая все статьи расходов. При этом хороший экономический результат может дать присутствие на нескольких форумах за один отчетный год. Даже если у руководителя вызывает опасения довольно высокая стоимость этих мероприятий. Целесообразность расходов помогут подтвердить детальные расчеты и вдумчивая подготовка.
В своих статьях мы уже рассказывали о маркетинговых преимуществах встреч с ведущими участниками отраслевого сообщества. Система комплексного маркетинга одновременно использует практически все доступные инструменты и способна сделать участие в выставке эффективным, несмотря на его стоимость. Безусловно, добиться успеха поможет и применение некоторых специфических приемов на практике. Их мы рассматривали в статье «Как сделать участие в выставке эффективным».
Из чего складывается стоимость участия в выставке
Стоимость всех затрат на участие в выставке для удобного подсчета и анализа можно разделить на три группы, основываясь на крупные этапы:
- предвыставочный,
- выставочный,
- поствыставочный.
Основные статьи расходов, из которых складывается стоимость участия в выставке:
- Аренда площади на территории выставочного центра.
- Застройка или аренда стенда (проектирование, производство, оформление, оборудование для экспозиции, расходы на эксплуатацию).
- Рекламные кампании, которые проводят до начала форума, во время его проведения и после окончания.
- Полиграфическая продукция. И не только традиционные визитки, бумажные листовки и буклеты. Рекламная полиграфия быстро развивается. Современные pos-материалы при небольшой стоимости позволяют добиться успеха в привлечении внимания потенциальных покупателей и партнеров по бизнесу.
- Деловые мероприятия — в них можно не только участвовать, но и самим организовать выступления специалистов компании, чтобы инициировать обсуждение темы, важной для развития вашего предприятия.
- Персонал для работы на стенде перед участием в выставке нужно обучить, позаботиться о привлекательной униформе, не забыть о стоимости билетов, трансфера, проживания и питания. Либо это будут сторонние специалисты, включая переводчиков для масштабных международных мероприятий.
- Выставочные образцы продукции для размещения на стенде, раздаточные материалы и сувениры (включая продукцию компании).
- Услуги сторонних организаций: транспорт, грузчики, уборка и охрана, услуги связи и доступ в интернет, фото и видеосъемка, кейтеринг.
- Командировочные и представительские расходы для руководителей компании, специалистов и приглашенных лиц.
Что влияет на стоимость участия в выставке
Помимо обязательных расходов на организацию масштабного выездного мероприятия на то, сколько в конечном итоге будет стоить участие в выставке, оказывают влияние различные факторы. Необходимо учесть специфику форума, удаленность выставочного центра или населенного пункта, условия организаторов. Существуют варианты выбора местного застройщика стендов или транспортировка вместе с образцами продукции и оборудованием.
Перед тем, как принять окончательное решение об участии и арендовать площадь, стоит внимательно изучить договор с организатором выставки. Например, Экспоцентр заключает договоры с участниками форумов, где описаны условия и указаны суммы дополнительных платежей: регистрационный сбор, страховка, НДС. Выбирая место для размещения стенда, обратите внимание, что за выигрышное расположение предусмотрена более высокая стоимость квадратного метра.
Выставка под ключ с Арт-Картель
Компания Арт-Картель предлагает своим клиентам организацию участия в выставке под ключ. Мы разработаем эксклюзивный проект, который представит посетителям все преимущества вашей продукции.
Выставочный стенд компании Метеор в комплексе Крокус Экспо на форуме Акватерм 2024 специалисты Арт-Картель застроили на площади 76 м2 (конфигурация — остров).
