В обязанности стендистов входит общение с гостями выставки, заполнение и первичная обработка анкет посетителя стенда. Учет данных и регистрация потенциальных заказчиков и поставщиков, которые в будущем могут стать постоянными партнерами предприятия, являются очень важными составляющими участия в отраслевом форуме. Поэтому составлению бланков анкет и обработке данных о посетителях необходимо уделять пристальное внимание.
Варианты регистрации посетителей стенда: анкета или визитка
Существует и противоположная точка зрения: вместо регистрации закажем побольше рекламных материалов (можно даже не поскупиться на образцы продукции), раздадим посетителям стенда, а те уже сами после выставки придут к нам в офис. Стремление заинтересовать потенциального клиента подобным образом, конечно, сработает. Посетители выставки оценят солидность и щедрость экспонента. Но отсекать возможность с помощью регистрации получить информацию о гостях стенда или проходящих мимо него людях — серьезный маркетинговый просчет.
Даже фрагментарные данные, полученные на выставке с помощью анкет посетителя стенда дают возможность проанализировать аудиторию, оценить ее и составить план дальнейшей работы. Однако ограничиваться сбором визиток посетителей выставки вместо регистрации в анкетах будет недостаточно. Некоторые менеджеры считают, что вполне хватит регистрации данных в ежедневнике после окончания выставки или рабочего дня на стенде. Но практический опыт доказывает, что такая система учета приводит к потере важных данных.
Анкета для регистрации посетителей выставки
Для разработки анкеты посетителя стенда на выставке в качестве основы можно взять типовой шаблон. Однако чтобы во время регистрации потенциальных клиентов и деловых партнеров добиться максимальной эффективности, шаблон необходимо доработать.
Привлеките к работе сотрудников отдела продаж, даже если их непосредственное участие в отраслевом форуме не планируется. Прямое общение с клиентами дает возможность выяснить их текущие потребности, планы на будущее. Полезно будет узнать и то, какая информация о посетителях стенда на выставке будет полезна компании, как данные, полученные при регистрации и заполнении анкет, используются и обрабатываются в отделе продаж.
Кроме стандартной информации о посетителях стенда на выставке (Место работы, ФИО, должность и т. д.) в анкете бывает полезно предусмотреть и другие поля для регистрации:
- не только название компании, но и описание профиля ее работы и специализации;
- позиционирование на отраслевом рынке (лидер, новичок, масштаб предприятия);
- какие условия рынка оказывают наибольшее влияние на закупки;
- кто принимает окончательное решение о конкретных закупках или продажах;
- в какие сроки компания принимает решение о заключении соглашения и утверждает бюджет предстоящей сделки;
- пожелания посетителя стенда на выставке;
- список переданных рекламных материалов и образцов продукции (стандартный пакет или дополнительная информация);
- обязательно оставьте свободное поле для заметок стендиста или менеджера о состоявшемся разговоре.
Обработка анкет посетителя стенда после выставки
Во время регистрации посетителей стенда в ходе выставки используйте специальную маркировку анкет:
- А — «горячий» контакт,
- В — «теплый»,
- С — «холодный».
Контакты группы «А» обрабатывают в течение двух рабочих дней после окончания отраслевого форума. «В» — в течение недели или 10 рабочих дней. «С» — в течение месяца.
Анкеты посетителя стенда с наиболее важными контактами обрабатывают в ходе выставки: сразу после разговора передают руководителю или в офис. Коммерческое предложение в этом случае отправляют в течение одного-двух рабочих дней.
Выставка под ключ с Арт-Картель
Компания Арт-Картель предлагает своим клиентам организацию участия в выставке под ключ. Мы разработаем эксклюзивный проект, который представит посетителям все преимущества вашего бренда.