Внедрение цифровых технологий во все сферы жизни отодвинуло на задний план привычку писать личные письма и деловые сообщения от руки. Бумажные газеты и журналы снижают тиражи, публикуют материалы на сайтах и переходят в категорию «Электронные СМИ». Однако остались ситуации, когда бумажные письма имеют большое значение. Именные приглашения на торжественные мероприятия (юбилеи, свадьбы, конференции, выставки) произведут наиболее благоприятное впечатление.
Виды приглашений на выставку
Сообщить потенциальным клиентам и партнерам о своем участии в форуме можно различными способами:
- на сайте компании;
- на корпоративных страничках в социальных сетях;
- с помощью рассылки электронных писем;
- дополнив размещенные ранее рекламные материалы.
Почтовое отправление. Именное приглашение на выставку, отправленное по почте, произведет наиболее благоприятное впечатление. Такие приглашения оформляют на качественной бумаге высокой плотности с приятной текстурой. Стиль и детали подбирают в соответствии с тематикой форума, брендом собственной компании, статусом адресата.
Курьерская доставка. Вручение приглашения лично в руки послужит подтверждением заинтересованности во встрече на выставке для обсуждения деловых вопросов.
Электронное письмо. Бюджетный способ рассылки. Используется в тех случаях, когда поставлена задача сэкономить на подготовке к выставке. Хорошим тоном считается отправка именного письма одному адресату, а не рассылка шаблона длинному списку адресов.
Телефонный звонок. Через некоторое время после отправки письма будет логично поинтересоваться, доставлено ли оно и планируется ли посещение вашего стенда на выставке.
Приглашения для СМИ. Представителей средств массовой информации уведомляют об участии компании в выставке, разместив анонс. Если планируются встречи со значимыми клиентами или партнерами, корреспондентов приглашают дополнительно.
Что написать в приглашении на выставку
- Анонсируя участие компании в выставке, укажите дату мероприятия, место проведения, номер павильона и стенда.
- Чтобы заинтересовать адресата и побудить принять приглашение, кратко опишите продукцию или услуги, которые собираетесь презентовать.
- Предложите принять участие в интересных мероприятиях деловой программы отраслевого форума или обсудить актуальные проблемы сотрудничества на приватной встрече.
Когда отправлять приглашение
Подготовку к выставке лучше начинать заранее (оптимально — за год до открытия), чтобы успеть все организовать на высоком уровне.
- За три месяца до начала составьте список контрагентов, которых планируете пригласить. Чтобы увеличить шансы на значимую для вас встречу, закажите пригласительные билеты у администратора форума.
- За два месяца начинают распространять именные приглашения, прикладывая полученные заранее пригласительные билеты.
- За месяц до открытия отправляют напоминание о разосланных ранее приглашениях, договариваются о приватных встречах и совместном посещении мероприятий деловой программы.
- После закрытия форума продолжают общение, напоминая о компании и достигнутых договоренностях, отправляют коммерческие предложения и дополнительные материалы, назначают повторные встречи.
Организация участия под ключ с Арт-Картель
Компания Арт-Картель предлагает клиентам организацию участия в выставке под ключ. Разработаем и застроим стенд, который привлечет максимум посетителей и поможет выделиться среди конкурентов.