Виды приглашений на выставку
Внедрение цифровых технологий во все сферы жизни отодвинуло на задний план привычку писать личные письма и деловые сообщения от руки. Бумажные газеты и журналы снижают тиражи, публикуют материалы на сайтах и переходят в категорию «Электронные СМИ». Однако остались ситуации, когда бумажные письма имеют большое значение. Именные приглашения на торжественные мероприятия (юбилеи, свадьбы, конференции, выставки) произведут наиболее благоприятное впечатление.
Сообщить потенциальным клиентам и партнерам о своем участии в форуме можно различными способами:
- на сайте компании;
- на корпоративных страничках в социальных сетях;
- с помощью рассылки электронных писем;
- дополнив размещенные ранее рекламные материалы.
Почтовое отправление. Именное приглашение на выставку, отправленное по почте, произведет наиболее благоприятное впечатление. Такие приглашения оформляют на качественной бумаге высокой плотности с приятной текстурой. Стиль и детали подбирают в соответствии с тематикой форума, брендом собственной компании, статусом адресата.
Курьерская доставка. Вручение приглашения лично в руки послужит подтверждением заинтересованности во встрече на выставке для обсуждения деловых вопросов.
Электронное письмо. Бюджетный способ рассылки. Используется в тех случаях, когда поставлена задача сэкономить на подготовке к выставке. Хорошим тоном считается отправка именного письма одному адресату, а не рассылка шаблона длинному списку адресов.
Телефонный звонок. Через некоторое время после отправки письма будет логично поинтересоваться, доставлено ли оно и планируется ли посещение вашего стенда на выставке.
Приглашения для СМИ. Представителей средств массовой информации уведомляют об участии компании в выставке, разместив анонс. Если планируются встречи со значимыми клиентами или партнерами, корреспондентов приглашают дополнительно.
Что написать в приглашении на выставку
- Анонсируя участие компании в выставке, укажите дату мероприятия, место проведения, номер павильона и стенда.
- Чтобы заинтересовать адресата и побудить принять приглашение, кратко опишите продукцию или услуги, которые собираетесь презентовать.
- Предложите принять участие в интересных мероприятиях деловой программы отраслевого форума или обсудить актуальные проблемы сотрудничества на приватной встрече.
Когда отправлять приглашение
Подготовку к выставке лучше начинать заранее (оптимально — за год до открытия), чтобы успеть все организовать на высоком уровне.
- За три месяца до начала составьте список контрагентов, которых планируете пригласить. Чтобы увеличить шансы на значимую для вас встречу, закажите пригласительные билеты у администратора форума.
- За два месяца начинают распространять именные приглашения, прикладывая полученные заранее пригласительные билеты.
- За месяц до открытия отправляют напоминание о разосланных ранее приглашениях, договариваются о приватных встречах и совместном посещении мероприятий деловой программы.
- После закрытия форума продолжают общение, напоминая о компании и достигнутых договоренностях, отправляют коммерческие предложения и дополнительные материалы, назначают повторные встречи.
Организация участия под ключ с Арт-Картель
Компания Арт-Картель предлагает клиентам организацию участия в выставке под ключ. Разработаем и застроим стенд, который привлечет максимум посетителей и поможет выделиться среди конкурентов.