Ежегодные отраслевые выставки заслуженно считаются мощным маркетинговым средством продвижения компании и ее товаров или услуг. Но учитывая немалую общую стоимость участия в выставке, включая затраты сил и времени, важно тщательно провести подготовку. Чтобы получить максимальную отдачу после участия в таком серьезном мероприятии, во время подготовки нужно точно следовать плану.
Этапы подготовки к выставке
- Поставить перед собой реальные цели.
- Определить, какая выставка поможет добиться успеха.
- Спланировать бюджет.
- Выбрать и забронировать место для выставочного стенда.
- Разработать концепцию экспозиции и выбрать стенд, который будет ей соответствовать.
- Отобрать образцы продукции для наполнения выставочного пространства.
- Определиться, какие мероприятия привлекут гостей или заинтересуют приглашенных партнеров.
- Подготовить раздаточные материалы (рекламные буклеты, образцы продукции, брендированные сувениры и др.).
- Обучить персонал для работы на стенде.
- Рекламная кампания, проведенная во время подготовки к выставке, заинтересует постоянных и будущих клиентов и партнеров.
Соблюдаем сроки
Лучше всего начинать подготовку за год до начала выставки. Бывают ситуации, когда приходится срочно готовить стенд к выставке. Минимальный срок подготовки составляет не менее трех-четырех месяцев. У нашей команды есть опыт выполнения срочных заказов. Менеджер проекта быстро проведет оценку и организует срочную застройку.
Прежде всего, приняв решение о необходимости участия в конкретном отраслевом мероприятии и начав подготовку, спланируйте бюджет. Затем отправьте заявку на участие и подпишите договор с организаторами.
Масштабные специализированные выставки проводятся каждый год. Посетив мероприятие, вы сможете подобрать подходящее место для своей будущей экспозиции и сразу забронировать его.
За полгода до выставки ответственные лица должны начать подготовку документации, изучить программу выставки и выбрать мероприятия, которые следует посетить. Нужно спланировать выставочное пространство, заказать изготовление стенда и отобрать образцы продукции, которые будут на нем размещены.
Необходимо составить план собственных мероприятий в рамках выставки и уведомить об этом организаторов. Подготовьте и закажите изготовление раздаточных материалов (визиток, каталогов продукции и услуг, листовок, сувениров с логотипом компании и т. д.). Брендированные сувениры могут быть нескольких категорий: для случайных посетителей стенда, потенциальных клиентов или постоянных партнеров.
За три месяца до выставки отберите стендистов и распределите их обязанности, забронируйте номера в гостинице для всех членов своей группы и закажите билеты. Для партнеров, которым вы собираетесь отправить приглашение посетить свой стенд, можно запросить пригласительные билеты у организаторов выставки.
За два месяца до выставки начинается рассылка пресс-релизов, персональных приглашений постоянным или будущим партнерам (с приложением пригласительных билетов). Уточняется список участников, стендистов и сторонних специалистов, бронь гостиничных номеров и билетов. Утверждается точный план выставочных мероприятий и работ.
За месяц до выставки проводится подготовка персонала, заказываются все необходимые услуги (связь, погрузка, уборка, охрана и т. д.), рассылаются напоминания о персональном приглашении посетить ваш стенд, составляется график деловых встреч с партнерами и потенциальными заказчиками.
За неделю до выставки необходимо проверить готовность собственного и наемного персонала, стенда, оборудования, раздаточных материалов, образцов продукции, проводимых работ, и всего, что вам может понадобиться на экспозиции.
За день до открытия выставки ваш стенд должен быть собран, укомплектован, оформлен и готов к работе.