Главная/Статьи/Что следует учитывать при подготовке к выставке

Что следует учитывать при подготовке к выставке

21.05.2024

Что следует учитывать при подготовке к выставке

Ежегодные отраслевые выставки заслуженно считаются мощным маркетинговым средством продвижения компании и ее товаров или услуг. Но учитывая немалую общую стоимость участия в выставке, включая затраты сил и времени, важно тщательно провести подготовку. Чтобы получить максимальную отдачу после участия в таком серьезном мероприятии, во время подготовки нужно точно следовать плану.

Этапы подготовки к выставке

  1. Поставить перед собой реальные цели.
  2. Определить, какая выставка поможет добиться успеха.
  3. Спланировать бюджет.
  4. Выбрать и забронировать место для выставочного стенда.
  5. Разработать концепцию экспозиции и выбрать стенд, который будет ей соответствовать.
  6. Отобрать образцы продукции для наполнения выставочного пространства.
  7. Определиться, какие мероприятия привлекут гостей или заинтересуют приглашенных партнеров.
  8. Подготовить раздаточные материалы (рекламные буклеты, образцы продукции, брендированные сувениры и др.).
  9. Обучить персонал для работы на стенде.
  10. Рекламная кампания, проведенная во время подготовки к выставке, заинтересует постоянных и будущих клиентов и партнеров.

Соблюдаем сроки

Лучше всего начинать подготовку за год до начала выставки. Бывают ситуации, когда приходится срочно готовить стенд к выставке. Минимальный срок подготовки составляет не менее трех-четырех месяцев. У нашей команды есть опыт выполнения срочных заказов. Менеджер проекта быстро проведет оценку и организует срочную застройку.

Прежде всего, приняв решение о необходимости участия в конкретном отраслевом мероприятии и начав подготовку, спланируйте бюджет. Затем отправьте заявку на участие и подпишите договор с организаторами.

Масштабные специализированные выставки проводятся каждый год. Посетив мероприятие, вы сможете подобрать подходящее место для своей будущей экспозиции и сразу забронировать его.

За полгода до выставки ответственные лица должны начать подготовку документации, изучить программу выставки и выбрать мероприятия, которые следует посетить. Нужно спланировать выставочное пространство, заказать изготовление стенда и отобрать образцы продукции, которые будут на нем размещены.

Необходимо составить план собственных мероприятий в рамках выставки и уведомить об этом организаторов. Подготовьте и закажите изготовление раздаточных материалов (визиток, каталогов продукции и услуг, листовок, сувениров с логотипом компании и т. д.). Брендированные сувениры могут быть нескольких категорий: для случайных посетителей стенда, потенциальных клиентов или постоянных партнеров.

За три месяца до выставки отберите стендистов и распределите их обязанности, забронируйте номера в гостинице для всех членов своей группы и закажите билеты. Для партнеров, которым вы собираетесь отправить приглашение посетить свой стенд, можно запросить пригласительные билеты у организаторов выставки.

За два месяца до выставки начинается рассылка пресс-релизов, персональных приглашений постоянным или будущим партнерам (с приложением пригласительных билетов). Уточняется список участников, стендистов и сторонних специалистов, бронь гостиничных номеров и билетов. Утверждается точный план выставочных мероприятий и работ.

За месяц до выставки проводится подготовка персонала, заказываются все необходимые услуги (связь, погрузка, уборка, охрана и т. д.), рассылаются напоминания о персональном приглашении посетить ваш стенд, составляется график деловых встреч с партнерами и потенциальными заказчиками.

За неделю до выставки необходимо проверить готовность собственного и наемного персонала, стенда, оборудования, раздаточных материалов, образцов продукции, проводимых работ, и всего, что вам может понадобиться на экспозиции.

За день до открытия выставки ваш стенд должен быть собран, укомплектован, оформлен и готов к работе.

Готовитесь к мероприятию или выставке?

Свяжитесь с нами, мы обязательно поможем. Найдем для вас креативное решение, спроектируем технологичный, современный стенд, поможем с проведением выставки, оформим любое мероприятие, разработаем уникальный контент, предоставим необходимое оборудование и обеспечим сопровождение.

Отправить

Или заполните бриф на разработку выставочного стенда.
Нажимая «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Полезные ссылки
Контакты

ООО «Арт-Картель»

+7 (495) 509 2220

enter@artkartel.ru

Москва, Автозаводская улица, 17 корпус 3, 1 подъезд, 3 этаж, офис 105

ПН-ПТ 10:00-18:00