Организация выставочного пространства: базовые принципы
В широком смысле выставочное пространство — это вся площадь, отведенная под организацию выставки в экспоцентре. В основном его формируют выставочные стенды. План их расположения определен заранее, остается только выбрать подходящее место, исходя из целей и задач компании. На этапе бронирования экспоненты уже знают, какой будет площадь стенда и его конфигурация. Остается проработать детали. Рассказываем, на что обратить внимание при организации выставочного пространства и делимся советами.
Каким бы дорогим ни был стенд, если не соблюдать базовые принципы, посетители на нем долго не задержатся. Вот необходимый минимум, чтобы стенд выполнял свою функцию по привлечению клиентов:
- концепция выставочного стенда гармоничная, элементы экспозиции образуют целостную картину,
- выставочное пространство не противоречит брендбуку компании,
- посетителям удобно находиться на стенде, комфортно по нему перемещаться.
Одна непродуманная деталь может испортить впечатление от всего стенда. Например, посетитель хочет поближе рассмотреть экспонат, но не может к нему подойти из-за неправильной планировки. Или предмет плохо освещен, и выглядит совсем не так, как в реальности. Еще пример: стойка с промо-материалами расположена слишком далеко от проходной зоны, поэтому ваши буклеты никто не берет.
Чтобы ничего не забыть, лучше обращаться к застройщикам стендов с большим опытом работы. Мы в «Арт-Картель» уже более 17 лет проектируем и застраиваем выставочные стенды. Делаем проекты под ключ: разрабатываем индивидуальный дизайн и продумываем каждую деталь при планировке выставочного пространства. Клиенту остается согласовать дизайн-проект и за день до выставки принять готовый стенд по акту приема-передачи.
Выбираем вид стенда
Чтобы выбрать вид выставочного стенда, обратите внимание на следующие параметры:
- Площадь, отведённая под стенд: учитывайте размеры экспозиции и количество посетителей.
- Бюджет: определите, сколько средств вы готовы потратить.
- Цели и задачи: сформулируйте, каких целей вы хотите достичь на выставке: повысить узнаваемость бренда, привлечь новых клиентов, показать новинки.
- Тематика выставки: учтите тематику мероприятия и выберите подходящий стиль.
Теперь кратко расскажем об основных видах стендов. Более подробную информацию можно найти на странице «Виды стендов».
- Сквозной стенд имеет две параллельные свободные стены, которые открыты полностью или в них организованы проходы для посетителей. Удачная конфигурация для размещения образцов продукции и вовлечения проходящей аудитории.
- Угловой стенд граничит с соседними экспозициями двумя смежными сторонами, а две другие стороны свободны и обращены к посетителям. Демонстрационная часть обычно расположена в центре экспозиции. Взаимодействие с посетителями организовано через стойку ресепшн на переднем плане.
- Линейный выставочный стенд закрыт стенами с трех сторон, одна сторона обращена к посетителям выставки. Имеет минимальную стоимость, есть возможность создать закрытую переговорную зону.
- «Полуостров» граничит с соседней экспозицией одной стороной, а три другие стороны свободны. Такая конфигурация дает большой простор для творчества в дизайне и обеспечивает большую площадь контакта с аудиторией.
- «Остров» имеет большую площадь (свыше 100 м2) и располагается среди открытого пространства выставки. Наиболее выгодно представляет продукцию, но имеет большую стоимость.
Каждый стенд имеет свои особенности проектирования. Опытные застройщики учитывают их, чтобы компания достигла целей участия в выставке.
Организация зонирования на стенде
Выставочный стенд имеет ограниченную, иногда совсем небольшую площадь. Разместить все нужные элементы бывает непросто. Перед началом работы рекомендуем клиенту заполнить бриф — анкету, где подробно указать, что должно быть учтено при организации выставочного пространства.
О чем стоит подумать в первую очередь?
- Информационная зона. Именно с нее начинается взаимодействие со стендом. Обычно она представлена стойкой ресепшн с рекламными материалами. Она должна быть достаточно просторной и организованной так, чтобы посетителям было удобно находиться рядом с ней.
- Презентационная зона. Здесь представлены выставочные образцы. Важно продумать качественное освещение каждого их них, возможность подойти и изучить их.
- Подсобное помещение. Заранее определите, какого размера оно будет. Это зависит от количества персонала, задействованного на выставке, и объема промо-материалов. Подсобное помещение обычно включает гардероб или вешалку для одежды, место хранения рекламных материалов, упаковки, посуды, личных вещей, техническую зону, место приема пищи.
- Переговорная. Если вы планируете заключать договоры или соглашения на выставке, понадобится переговорная. Ее можно сделать открытой или закрытой — главное, чтобы помещение было удобным и оснащенным всем необходимым для заключения сделок.
При грамотной планировке каждый сантиметр выставочного пространства будет работать на общий результат.
Коротко о главном
Организация выставочного процесса — кропотливый процесс. Если что-то забыть или не учесть, есть риск получить совсем не тот результат, который ожидался. Учитывая, что участие в выставке обходится недешево, внимательно выбирайте застройщика для стенда вашей компании.
Нужна помощь в организации выставочного пространства? Свяжитесь с нами на сайте, и мы поделимся 17-летним опытом.