Эффективность участия компании в выставке зависит от многих факторов. Один из самых важных — тщательная подготовка к отраслевому форуму. Анонс предстоящего мероприятия способен в несколько раз увеличить посещаемость вашего стенда на выставке. Существует мнение, что достаточно приехать на выставку, развернуть экспозицию и приготовиться к встрече потока посетителей, а обеспечить этот поток обязаны организаторы. Однако не стоит пренебрегать возможностями с помощью анонса участия компании заранее обеспечить себе хорошую посещаемость, узнаваемость бренда и подготовить встречи с нужными людьми.
В тексте анонса расскажите о новинках, которые планируете презентовать на выставке, о запланированных выступлениях специалистов вашей компании с докладами на конференциях и круглых столах, о различных активностях на стенде. Если вы собираетесь организовать розыгрыш призов или скидок, обязательно пригласите на мероприятие всех заинтересованных клиентов. Укажите дату, место проведения выставки и часы работы, план выставочного комплекса, номер павильона и место расположения вашей экспозиции.
Разместите в анонсе участия макет стенда компании (чтобы посетителям было проще его найти), краткое описание программы выставки (основные и наиболее интересные моменты). Постарайтесь заинтересовать клиента или партнера не только своей экспозицией, но и другими полезными событиями (например, выступлениями экспертов и научных работников на конференциях).
Почтовая рассылка
Традиционные бумажные письма остаются одним из наиболее действенных каналов распространения анонса вашего участия на выставке. Кроме письма можно отправить красочную открытку. Почтовые отправления на имя руководителей компаний и основных подразделений (коммерческий отдел, производство и др.), в общении с которыми вы особенно заинтересованы, не останутся без внимания. Согласно проведенным статистическим исследованиям от 70 до 80 процентов компаний, получивших высокий экономический эффект от участия в выставке, рассылали анонсы своего участия по почте.
Электронная рассылка
Рассылать анонсы на электронные адреса партнеров и потенциальных клиентов лучше не одновременно большому списку получателей или безликому «отделу продаж», а точечно — конкретным людям с указанием их имени. Это повышает доверие к вашей компании и подогревает интерес к участию в предстоящей выставке. Не перегружайте анонс информацией и дополнительными файлами (достаточно будет ссылок на ваш сайт и соцсети). Составьте достаточно краткое, но информативное сообщение. Повторяя рассылку перед началом выставки, измените текст, чтобы не надоедать постоянным и потенциальным деловым партнерам. Возможно, вашим клиентам будет интересна и новостная рассылка о событиях в компании.
Курьерская доставка
Именные приглашения на выставку и анонс участия вашей компании можно отправить с курьером. Это послужит подтверждением уважения к адресату и заинтересованности в личной встрече на предстоящем мероприятии.
Телемаркетинг
После того как вы сделали почтовую и электронную рассылку с анонсом, звонок по телефону (через некоторое время после рассылки) будет выглядеть вполне логично. Так вы сможете еще раз напомнить об участии компании в выставке, уточнить намерения клиента и договориться о личной встрече. Это позволит составить точный график встреч и переговоров на отраслевом форуме, рационально распределить нагрузку между сотрудниками на стенде.
Печатные издания и другие СМИ
Пресс-релизы с анонсом участия компании в предстоящей выставке, информацию о новом продукте или выступлении вашего сотрудника, запланированном на конференциях, можно разместить в любых средствах массовой информации, включая отраслевые печатные издания. Пригласите представителей СМИ на встречу со значимыми клиентами во время проведения выставки.
Сайт и социальные сети
Важный и популярный канал распространения любой информации — социальные сети, блоги и всевозможные чаты в разных мессенджерах. Анонс участия компании в выставке лучше разместить не только на своем корпоративном сайте, а дополнительно продублировать самые важные моменты во всех социальных сетях, включая партнерские ресурсы. Хороший результат показывает регулярное размещение новостей о подготовке к выставке и, конечно, участии компании в самом форуме.
Эксклюзивные стенды от Арт-Картель
Об этапах подготовительных мероприятий и что входит в каждый из них мы писали ранее. Грамотно и широко распространенный анонс участия компании в выставке является важным фактором эффективности мероприятия. Компания Арт-Картель проектирует и застраивает стенды на заказ в Москве и других городах с 2007 года. Наши специалисты знакомы со спецификой всех крупных выставок России. Комплексное сопровождение участия в выставке позволит вашим сотрудникам использовать все инструменты маркетинга и сосредоточиться на работе с посетителями.